Модернизации

Общие доработки:

1. Регистрация документов может быть произведена несколькими способами:
- последовательная регистрация документов в режиме «Регистрация»;
- регистрация повторных документов и повторных экземпляров документов в режиме «Ввод повтора»;
- регистрация документа с любым незарегистрированным индексом в режиме «Ввод-пакет».

Для удобства определения повторности поступления документа добавлен режим поиска, который открывается при нажатии на кнопку «Поиск» в окне первичной регистрации. Для каждого вида документов открывается перечень полей, по которому может быть произведен поиск документа.

В открывшемся окне вводим данные для поиска. В данном случае это фамилия заявителя. Так же как в обычном поиске мы можем подсчитать количество документов и, при их наличии, сформировать папку документов. Из отобранных документов мы выбираем необходимый и далее можем открыть РКФ документа и зарегистрировать повтор. Если житель ранее не обращался, то используем разработанную функцию «Зарегистрировать новый документ» в папке документов и регистрируем обращение как первичное в обычном порядке.

2. В РКФ документов может быть выделен красным цветом регистрационный индекс документа.

3. В РКФ документов может быть увеличен размер отображаемой части поля «О чем» до 5 строк.

4. В РКФ документов при регистрации документов во второй половине дня дата регистрации может быть автоматически заполнена датой следующего рабочего дня.

5. В зону «Сопроводительные письма» РКФ документа добавлено новое поле «ФИО». Оно предназначено для внесения фамилии руководителя вышестоящей организации, приславшего поручение по документу. Поле расположено под полем «Организация».

6. В РКФ документов в зоне «Адресная привязка» добавлена кнопка , позволяющая скопировать внесенные данные адреса в поле «О чем» основной РКФ документа в виде обобщенного текста.

7. В случае, когда одно и то же поручение или ответ необходимо зарегистрировать в нескольких документах одновременно в зоне «Исполнители» РКФ документа разработана возможность копирования записи в другой документ. Пользователь в обычном режиме регистрирует карточку исполнителя в РКФ документа. Затем нажимает на новую кнопку «Копировать в другой документ» и в открывшемся диалоговом окно указывает подразделение регистрации, номенклатуру дел и регистрационный номер документа. Если в необходимом документе есть пункты для исполнения, то один из них можно выбрать из предложенного списка.

8. Для ускорения ввода данных в зоне «Исполнители» РКФ документа введены «горячие» клавиши для заполнения полей, содержащих фамилии. По сочетанию клавиш Ctrl+F7 открывается словарь в поле «Фамилия» блока «КТО». По сочетанию клавиш Ctrl+F8 открывается словарь в поле «Фамилия» блока «КОМУ».

9. В зоне «Исходные документы» РКФ документа добавлена кнопка, позволяющая выгрузить в определенную директорию файлы, прикрепленные к документу или к переписке по документу.

10. В соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» доработана технология работы с обращениями граждан, содержащими одновременно несколько тем обращения. Теперь реализована возможность указывать результаты рассмотрения для каждой темы независимо от других, а также предусмотрена возможность хранить множественные данные о дополнительных результатах рассмотрения каждого вопроса. Если в РКФ обращений граждан внесено несколько тем, то кнопка «Темы» окрашена в красный цвет.

11. Для ускорения заполнения РКФ документа при его закрытии предусмотрен режим автоматического списания в дело. Если пользователь системы закрывает дату фактическую у ответственно исполнителя, то ему выдается запрос на полное списание документа в дело. В случае отказа пользователя закрывается только текущее поручение. В случае согласия пользователю предлагается из словаря выбрать значение результата рассмотрения. При этом в блоке «Дело»:
- в поле «№» вносится регистрационный номер документа;
- в поле «Дата» указывается дата фактического выполнения ответственного исполнителя;
- в поле «Результат рассмотрения» проставляется выбранное из словаря значение.
Все невыполненные поручения, зафиксированные в зоне «Исполнители» по этому документу, а также контрольные сроки исполнения в основной РКФ документа также закрываются датой фактического выполнения ответственного исполнителя.

12. Для исключения возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором, при заполнении данных о контроле документа разработан механизм автоматического расчета контрольных сроков. Пользователю при постановке документа на контроль достаточно указать вид контроля и в зависимости от этого вида при нажатии на кнопку «Сохранить» в РКФ документа будет заполнено соответствующее поле. При назначении внешнего контроля срок исполнения по внутреннему контролю может быть рассчитан в зависимости от срока внешнего контроля. Правила расчета контрольных сроков настраиваются для каждого пользователя индивидуально.

13. Для исключения возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором, при заполнении данных о сроке исполнения конкретного поручения разработан механизм автоматического расчета срока исполнения. При заполнении данных о поручении пользователь можно не указывать срок исполнения. В этом случае при нажатии на кнопку «Сохранить» в карточке поручения будет автоматически заполнено поле «Срок исполнения» в зависимости от вида контроля и от того, является ли исполнитель ответственным. Правила расчета сроков исполнения настраиваются для каждого пользователя индивидуально.

14.При работе в зоне «Исполнители» РКФ документа при заполнении даты фактического выполнения в случае превышения срока исполнения выдается звуковой сигнал. В табличном представлении зоны исполнения если поручение исполнено с нарушением срока, т.е. дата фактическая превышает срок исполнения, то дата фактическая выделена цветом.

15.Данные о том, что исполнителю направлялось персональное напоминание, могут быть автоматически внесены в зону «Исполнители» РКФ документа в виде отдельной записи. При этом:
- в блок «КТО» вносится информация контролера или пользователя, формирующего напоминание;
- в блок «КОМУ» переносятся данные исполнителя;
- в типе переписки указывается, что это напоминание;
- дата направления указывается текущая.

16.Важной функцией любой автоматизированной системы делопроизводства является возможность произвести выборку документов или найти один конкретный документ. Для этого в нашей системе реализован поиск документов по шаблону. Для улучшения качества работы в системы нами также разработан поиск, позволяющий контекстно искать информацию сразу в нескольких текстовых полях одновременно по одному значению. Этот режим применяется, когда Вы знаете, например, номер документа, но не помните точно к какому типу номера он относится и, следовательно, в каком поле РКФ документа может содержаться.

17.В некоторых словарях, таких как словарь улиц или наименований организаций, для удобства работы с ними разработан механизм подбора подходящих значений как по началу, так и контекстному вхождению введенных пользователем данных в значение словаря. При этом в верхней части окна словаря будут отображаться только те значения, которые удовлетворяют введенным данным

18.Во всех видах папок добавлена кнопка , позволяющая выгрузить в определенную директорию исходные документы, прикрепленные к отобранным в папку РКФ.

19.Во всех видах папок добавлена кнопка , позволяющая создать одинаковую запись в зону «Исполнители» во всех отобранных и выделенных документах одновременно.

20.При контекстном поиске по полям папки можно перемещаться по подходящим значениям с помощью «горячих» клавиш. При нажатии на клавишу F7 открывается диалог внесения значения для контекстного поиска, по сочетанию клавиш Shift+F7 переходим на следующую строку, отвечающую условию поиска, по сочетанию клавиш Alt+F7 возвращаемся на предыдущую строку, отвечающую условию поиска.

21.Выходные формы могут быть сформированы не только с использованием Crystal Reports, но и с помощью MS Word.

22.Реализован механизм автоматического формирования записей в зоне «Исполнители» РКФ обращений в службу «одного окна» (появляется кнопка в Исполнителях).

23.В РКФ директивных и организационно-распорядительных документов реализована возможность в отдельной зоне документов формировать список рассылки документа – кнопка

24.В РКФ директивных и организационно-распорядительных документов и исходящей корреспонденции реализована возможность привязки наименования документа к номенклатуре дел.

25.Разработана форма регистрации обращений на телефон «Горячей линии» руководителей организации с использованием графика дежурств.

26.Разработана форма для регистрации данных об участниках аукционов и конкурсов «Заявка на участие в открытом аукционе».

27.В зоне «Исполнители» РКФ документа может быть автоматически рассчитано количество постановки на дополнительный контроль.

28.В зоне «Ссылка на документ» РКФ документа реализована возможность устанавливать ссылку на один и тот же документ более одного раза.

29.В поисковых папках документов добавлена кнопка уточнения запроса

Специальные доработки:

31.Web-интерфейс ПП «АС ЭДД «Гран-Док» обеспечивает доступ напрямую в БД организации и предоставляет возможность:
- в режиме просмотра работать с РКФ зарегистрированных документов, с поручениями по ним, а также с прикрепленными к РКФ электронными образами документов;
- формировать различные списки документов.
При необходимости, пользователь может внести данные об ответе на поручение по зарегистрированному документу. Пользователи, работающие с использованием Web-интерфейс, могут получать по электронной почте уведомления о зарегистрированных на их имя поручениях по документам.

32.Реализован механизм отправки уведомлений и электронных образов ответов заявителям по электронной почте.

33.Реализован механизм формирования и автоматического подписания в течение следующего рабочего дня резолюции пометкой «Проект».

34.Мобильный руководитель.
После регистрации документа и подготовки проекта резолюции, или после фиксации в системе документооборота проекта ответа за подписью руководителя, информация в электронном виде передается на IPad руководителя. Средства приложения позволяют просмотреть полученную информацию, согласовать или внести изменения в подготовленный проект резолюции, отклонить подготовленный проект ответа. Данные, указанные руководителем, в автоматическом режиме поступают в систему документооборота.

35.Четырёхуровневый справочник обращений граждан.
На основе типового общероссийского тематического классификатора обращений граждан, разработанного Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций разрабатывается ввод данных в АС ЭДД "Гран-Док" из четырёхуровневого справочника обращений, состоящего из разделов, тематик, тем и вопросов.