О системе
Главная →
СЭД «Гран-Док» версии 2.0 - инструмент, предназначенный для комплексной автоматизации документационного обеспечения управления и документооборота организаций различных масштабов и сфер деятельности.
Функциональная полнота, гибкость платформы и встроенные механизмы настройки позволяют создавать в «Гран-Доке» конфигурации, наиболее полно отражающие специфику организации.
Система функционирует с использованием различных интернет браузеров и обеспечивает высокую степень масштабирования как в плане количества одновременно подключенных пользователей, так и с точки зрения объемов хранящейся информации и документов.
Достоинства:
Возможности:
Регистрация документов и потоковое сканированиеСистема обеспечивает регистрацию любых видов документов с возможностью выполнения предварительной проверки на повторность поступления документа. Возможна ручная или с использованием технологии потокового сканирования автоматическая, благодаря использованию технологии штрих - кодирования, загрузка отсканированных образов документов в Систему с прикреплением отсканированных и текстовых файлов к регистрационным карточкам. Может осуществляться автоматическая или автоматизированная регистрация документов, пришедших в электронном виде (факсограммы, электронные письма).
Управление бизнес-процессамиВозможна настройка бизнес – процессов под документооборот организации любой сложности. Между независимыми экземплярами Системы можно задавать сквозные бизнес – процессы.
Конструктор экранных формСистема обеспечивает возможность конструирования регистрационно - контрольных форм (далее РКФ), включая создание РКФ с настройкой обязательности реквизитов, настройку состава реквизитов РКФ, а также их структуры расположения на форме для различных ролей пользователей, создание новых и привязку существующих справочников к новым реквизитам, конструирование сложных регистрационных индексов, включающих как порядковые номера, так и дополнительные атрибуты.
Маршрутизация документовАвтоматическая доставка документов на рабочее место пользователя. Созданы условия для непрерывного движения документа, позволяющего идентифицировать ответственного за исполнение документа (поручения) в каждый момент времени жизни документа.
Работа с документами и проектами документовСистема обеспечивает создание проекта документа ( распорядительные документы, протоколы, исходящие документы, ответы) с использованием текстового редактора Системы, согласование с поддержкой версионности, утверждение проекта документа с поддержкой электронной подписи, его регистрацию, рассылку и дальнейшее исполнение.
Система предоставляет возможность формирования поручений с указанием списка исполнителей, выделением ответственного исполнителя, заданием сроков и фиксацией контролера как для внутренних, так и для внешних исполнителей.
Контроль исполненияРеализованы механизмы контроля и анализа исполнения всех этапов работы с документом, такие как установка специальных отметок о контроле, уведомление о наступлении срока исполнения поручения всех заинтересованных сотрудников, фиксация результатов рассмотрения для каждого вопроса или пункта документа.
Поиск документовЭффективно организованная система многокритериального поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Система позволяет осуществлять отбор документов по заданным параметрам и хранение статических и динамических списков документов в табличном виде.
Отчетность и мониторинг исполнительской дисциплиныСистема обеспечивает формирование в табличном и графическом виде сводной информации по работе с документами в организации с возможностью автоматического формирования отчетов, просмотра форм данных отобранных отчетных материалов, экспорта в офисные приложения или отправки по электронной почте. Имеется возможность простой и гибкой настройки отчетных форм с помощью конструктора отчетов, реализованного на базе FastReport.
АдминистрированиеПодсистема администрирования позволяет задавать параметры функционирования Системы, централизованно вести справочники, регистрировать пользователей с заданием их прав и схем доступа к информации. Администратор может формировать экранные формы для регистрации документов, создавать шаблоны отчетов и печатных форм.
Подсистема безопасностиПодсистема безопасности обеспечивает авторизованный доступ в систему администраторов и пользователей, аутентичность данных за счет протоколирования действий пользователей и администраторов при работе в Системе, целостность данных за счет транзакционной работы с данными, регламентное резервное копирование и архивирование информации, антивирусную защиту информации, обрабатываемой в системе.
Обмен данными и сообщениямиСистема осуществляет регламентный электронный обмен данными и документами как между сотрудниками организации, так и с внешними системами. Возможно ведение реестров передачи документов. Пользователи могут обмениваться сообщениями в режиме реального времени, а также отправлять данные на электронную почту других сотрудников организации.